مقدمه
مع سنوات عديدة من الخبرة في إدارة المؤتمرات, اكتسبنا الكثير من الأفكار الإبداعية والتي نستطيع ان نقول انها الخطوط العريضة لأي مؤتمر ناجح.
قد يكون هذا المقال مخيفاً بعض الشيء, نظرها لوجود تشعبات وتفاصيل كثيرة سيتحتم عليك خوضها إذا أردت تحقيق معجزة تبهر الحضور, خاصةً إذا كانت هذه هي تجربتك الأولى, هناك العديد من المكونات المتعددة التي يجب عليك تجميعها.
لانجاز مؤتمر ناجح يتطلب سبع خظوات أساسيه لإدارة المؤتمرات كالتالي:
1-ما هو “هدفك”؟
قبل أن تفكر في اسم ما, أو في أي وقت من السنة ستعقد فيه مؤتمرك, قبل كل شيء تحتاج إلى التأمل وعقد اجتماعات العصف الذهني مع من يمكنه خلق الأهداف الإبداعية من فريق مؤسستك, لتصل الآراء الأخيرة إلى الهدف الحقيقي الذي تحتاج تحقيقه بنهاية هذا المؤتمر.
سواءً كان ذلك لتوليد إيرادات, أو اكتساب عضويات جديدة لمؤسستك, أو لخلق وعي وإشهار المؤسسة, أوغيره. يجب أن يكون هدفك واضحاً هذا هو أساس كل تخطيطك.
2. وضع ميزانية لإدارة المؤتمرات الخاصة بك :
حجم الرعاية المخصصة للحدث ستعطيك مؤشراً قوياً عن حجم الإنجاز في تحقيق الهدف. كيف سوف تدفع لهذا الحدث الخاص بك؟ بصرف النظر عن توفر بعض الموارد المجانية من خلال شبكتك.
يسعى الرعاة باستمرار إلى البحث عن شراكات جديدة, مما يعني أن مخططي الاجتماعات ومنظمي الاجتماعات لديهم العديد من الاحتمالات لإقامة روابط تحقق قيمة لجميع أصحاب الفائدة المشتركة. كل هذا يتوقف على النهج الخاص بك.
إذا حصلت على رعاية, قم بإعداد ميزانية تسرد عناصر التكلفة الرئيسية لقائمة المتطلبات التي قمت بإنشائها.
ضع في اعتبارك المصاريف المحتملة التالية (والتي ستتغير تبعاً لنوع المؤتمر لكن هذه المصاريف هي الشائعة بشكل عام):
- استئجار قاعة المؤتمر, سواءً في فندق أو قاعة تخصصية في مركز مؤتمرات شهير
- تكاليف فريق العمل المخصص, هل ستكتفي بمنسق واحد, أم فريق مكون من عشرة اشخاص أم أكثر
- تكاليف التسويق التي ستواجهها عند تحضير الجدوى, وعند تنفيذ الحملات التسويقية
- تكاليف البرمجة اذا قررت بناء موقع خاص بمؤتمرك للإشهار أو الحصول على تسجيلات أونلاين
- تذاكر السفر والتنقلات
- تكاليف التسكين وأماكن الإقامة, والأفضل أن تكون مصاريف اقامة فريقك منفصلة عن مشاركي المؤتمر
- وجبات الطعام في أماكن الإقامة
- مصاريف المدربين والمتحدثين والمكافآت التي قد تحتاج لتحفيزهم بها
- معدات المؤتمر التقنية كالأنظمة السمعية والبصرية, بكل الأحوال ستحصل عليها مجاناً في القاعة إذا لم ترغب بتضخيم احترافية الحدث
- مصاريف المطبوعات من محاور المؤتمر وملفه التعريفي, إلى اللوحات الإرشادية وغيرها
- تكاليف تكنولوجيا المعلومات والإنترنت والترجمة في الفعاليات الدولية
من خلال التجربة ، نوصي بإضافة هامش 10 % من إجمالي مبلغ جميع التكاليف إلى ميزانيتك النهائية حيث أن هناك دائماً احتمالية لتجاوزها.
3. بناء خطة المؤتمر :
وهي المحور الأساسي في أي مؤتمر مهما كان نوعه, بدون هذه الخطة المدروسة بعمق ستجد نفسك أمام حدث عشوائي يؤدي إلى مصاريف مهدورة بلا أي إنجاز.
هذه هي الأولوية التي يكون فيها استخدام خدمات الآخرين للحصول على المساعدة أمراً أساسياً في تحقيق كل ذلك. استعن بالجهات التي كونت خبراتها في هذا المجال عبر العديد من تجاربها في تنظيم المؤتمرات, لتحصل على خطة منهجية تبسط وتسهل لك كل عسير, في النهاية يجب أن تبدو قائمتك كما يلي:
الأساسيات :
- اسم المؤتمر والمحاور الأساسية / الهدف
- اتخاذ القرار بشأن موقع المؤتمر
- تحديد تاريخ انعقاد ومدة المؤتمر
- تحديد أوقات البدء والانتهاء اليومية
- وضع ميزانية أولية
المتحدثون / المدربون / المحاضرون :
- استشر اصخاب الخبرة والعلاقات العامة لاختيار الشخصيات المناسبة لقيادة فقرات المؤتمر
- أنشئ قائمة أولية من المتحدثين المحتملين
- إبدأ الاتصال مع المتحدثين المحتملين للتشبيك معهم ولمعرفة الميزانية اللازمة لهم أيضاً
- كافئ نفسك باستراحة بعد انجاز القائمة
- استعد نشاطك وأبدأ ابلاغ المتحدثين بتفاصيل الموقع والمكان والزمان
- زود المتحدثين بمحاور المؤتمر والجدول الزمني لكل شيء
- اجعل كل شيء رسمياً بعد التفاوض على العقود وتأكيد الحضور
- إبدأ بحجز تذاكرهم وطريقة استقبالهم وتنقلاتهم واحرص على حجز مكان إقامة مرفه لهم.
تذكر ! رفاهية وراحة المتحدثين تعني سعادة الجمهور وبالتالي نجاح الحدث!
الخطة التنفيذية للمؤتمر :
- ترتيب فرق العمل واللجان التي ستتولى تنفيذ خطة المؤتمر
- ترتيب نظام مدفوعاتهم
- توزيع المهام بدقة مع الحرص على اختيار المبدعين منهم للمهام الطارئة والصعبة
- إنشاء نظام لتسجيل المشاركين, ورقي أو اونلاين
- ترتيب وحجز الإقامة للموظفين / المتطوعين
- إنشاء قائمة أولية من المشاركين والجمهور المستهدف
- توزيع ونشر جدول الأحداث لكل يوم المؤتمر لفريقك وللجمهور قبل المؤتمر بوقت كافي
- وضع اللمسات الأخيرة على قائمة المشاركين / الحضور
- ترتيب الإقامة للمشاركين / الحضور
- إنهاء التعاقدات مع جميع الجهات المساندة للحدث, شركات الأنظمة التقنية وخدمات السفر والمعدات والديكور وغيرها
لا تنس! كن سخياً في ترفيه المشاركين, خاصة في وجبات الطعام والمشروبات ناهيك عن الاستراحات التي تتخلل فقرات المؤتمر.
إدارة الموقع :
حسب خطتك الأساسية لتنفيذ الحدث سيكون هناك موعد محدد لساعة الصفر وهي عادة ما نسبق تاريخ الحدث بيوم أو يومين في الأحداث الضخمة, في هذه اللحظات تخيل معي ما يفترض أن يحدث:
- فريقك يعمل بكل طاقته ولا مجال لأي تأخير
- بينما يقوم القسم التقني بالتحقق من أجهزة الصوت والإضاءة وتكييف الموقع وغيره, احرص كمدير للحدث على الإشراف المباشر على كل ذلك
- تتوالى طلبيات المعدات والمطبوعات ومكونات الديكور بالوصول لموقع الفعالية
- احرص على استلام جميع الخدمات المتعاقد عليها مع شركائك بالتنظيم وتحقق من جودتها وعملها بدون نقصان
- سواءً كان الحدث ضمن قاعة او فندق او في الهواء الطلق, احرض على توزيع اماكن جلوس المشاركين بشكل منسق وبفواصل احترافية بين المقاعد او الطاولات لتنظيم دخولهم وخروجهم ولضمان رؤيتهم وسماعهم للمتحدثين وللمنصة الرئيسية
- قم بإجراء البروفات والتجارب وتأكد من أن جميع الأجزاء تعمل بدقة
4. اجعل الحدث سهل المنال لكل من يفكر بالحضور :
على سبيل المثال, يجب أن ينعقد الحدث في مدينة أو بلد سهل الوصول ويفضل التركيز على الوجهات الرائدة في استضافة هكذا فعاليات كمدينة اسطنبول التي تتوسط ثلاث قارات وتتيح تسهيلات كبيرة للسائحين او الزوار, كما أن الاسعار المقبولة ستحفز الراغبين بالقدوم.
فأنت لا تريد أن ينظر المشاركون إلى هذا الحدث الخاص كمصروف كبير. من الضروري أيضًا التفكير في عدد الأشخاص الذين يتوقع حضورهم ويجب على المكان الذي اخترته إلى يلبي الحجم المناسب.
يجدر أيضًا إجراء استطلاعات عبر منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بك لاكتشاف ما يبحث عنه المهتمون في الحدث الخاص بك. العالم يتقدم بسرعة ومن الضروري أن تواكب المواضيع والمحاور المبتكرة والمتجددة دائماً.وهذه هي الطرق التي يفضلها غالبية المتحدثين.
5. العثور على المتحدث المناسب, للمحتوى المناسب :
يمكن القول إن اختيار من يتحدث في اجتماعك هو الجانب الأكثر أهمية في إدارة المؤتمرات. يحب الناس أن يكونوا جزءًا من الأشياء, وهذه هي مهمة المتحدث, دمج الجمهور وإثارة تفاعلهم بقضيتك وأهدافك.
أما بما يخص طرق التواصل مع المتحدثين, فلديك ثلاث حلول. إن وصولك الصحيح بالطريقة التي يراها المتحدث او المحاضر سهلة.
هو عامل مهم في اعطاءه شعوراً باحترافيتك. قم بتسهيل الامور عليه عبر الاتصال به مباشرة عبر الرقم. الذي حصلت عليه عن طريق شبكة علاقاتك. أو استخدم منصة تويتر, أو استخدم منصة لينكدان. ثم اتبع الاتصال ببريد إلكتروني تفصيلي.
ينصح جداً بالإطلاع على تجارب المتحدثين السابقة والتعمق بالقضايا التي يهتمون بها لبناء الخلفية المناسبة لتصورك عنهم.
كل ذلك سيقربك من القرار الصحيح, ومعرفتك المسبقة بكاريزما المتحدث وخبرته النظرية والعملية ان توفرت جميها سيكون حدثك بأمان.
6. موقع إلكتروني بتجربة مستخدم مبسطة :
هذا الجانب لا يمكن التغاضي عنه بسهولة. عندما يتعلق الأمر بالتسويق للفعاليات والمؤتمرات, فإن وجود موقع على شبكة الإنترنت واستراتيجية للحضور عبر الإنترنت يتيح لك تقديم كل ما يخطر بذهن الزائر من تساؤلات وتفاصيل ويمكنك من مشاركة الحدث مع جمهور أوسع وإثبات المصداقية للمؤسسة.
كما أن وجود موقع ويب خاص بفعاليتك سيخلق حلول لمشاكل كبيرة مثل شراء التذاكر وطرق الدفع وعرض محاور وتفاصيل الحدث في مكان وآن واحد.
7. التسويق الرقمي :
في وقتنا الحالي, بنسبة 99 % لا يوجد أي حدث أو مؤتمر إلا ويتم مشاركته وتسويقه عبر وسائل التواصل الإجتماعي أو المواقع الإلكتروني.
في العصر الرقمي, هذه هي الطريقة الأساسية لخلق الوعي حول الحدث.
بدون استراتيجية تسويقية رقمية شاملة, سوف تحد من عدد الحضور وتخسر شريحة ضخمة من الناس الذين قد يفكرون بالحضور بمجرد رؤيتهم لاعلانك الرقمي. ننصحك بزيادة مدى وصول فعالياتك عبر الإنترنت من خلال إنشاء محتوى جذاب والتأكد من دعمك له بالحملات الإعلانية الممولة عن الضرورة.
عن الكاتب
